Người dùng được quản lý

Trong tài liệu trợ giúp này

Với tư cách là chủ sở hữu không gian làm việc Enterprise, bạn có nhiều cách để quản lý người dùng trong miền của mình, bao gồm một bảng tổng quan nơi bạn có thể nhận thông tin và thực hiện các thay đổi 👥

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng cho người dùng gói Enterprise có ít nhất một miền đã xác minh.

Chủ sở hữu không gian làm việc Enterprise có khả năng quản lý tất cả người dùng trong tổ chức của họ. Người dùng được quản lý là bất kỳ người dùng nào có tài khoản được tạo bằng tên miền email đã xác minh của tổ chức.

Có nhiều cách để chủ sở hữu không gian làm việc quản lý người dùng trong miền của họ. Để truy cập các cài đặt này, hãy đi tới Cài đặt → Danh tính.

Quản lý tài khoản người dùng

Chủ sở hữu không gian làm việc có thể sử dụng các cài đặt này để áp dụng mức độ chi tiết hơn cho cách người dùng được quản lý của họ làm việc trong Notion.

Cho phép người dùng thay đổi thông tin tài khoản: Cho phép người dùng thay đổi tên ưu tiên, địa chỉ email và ảnh hồ sơ của họ.
Truy cập không gian làm việc bên ngoài: Quyết định xem người dùng được quản lý có thể tham gia các không gian làm việc không thuộc sở hữu của tổ chức bạn hay không.
Ngăn chặn quyền truy cập hỗ trợ của người dùng được quản lý: Kiểm soát những người dùng nào có thể cho phép bộ phận hỗ trợ của Notion đăng nhập từ xa để khắc phục sự cố. Để biết thêm thông tin về những gì bộ phận hỗ trợ của Notion có thể xem, hãy xem điều khoản dịch vụ của chúng tôi.
Thời lượng phiên: Đặt thời gian người dùng có thể đăng nhập trước khi họ được yêu cầu xác thực lại. Điều này áp dụng cho tất cả các thiết bị mà người dùng đã đăng nhập.
- Đối với người dùng được quản lý trong gói Enterprise, Notion có thời lượng phiên mặc định là 180 ngày. Tuy nhiên, chủ sở hữu không gian làm việc có thể tùy chỉnh thời lượng phiên của họ từ 1 giờ đến 180 ngày.
Đăng xuất tất cả người dùng: Buộc tất cả người dùng đăng xuất.
Đặt lại mật khẩu cho tất cả người dùng: Buộc tất cả người dùng đặt lại mật khẩu của họ.

Bảng tổng quan người dùng được quản lý

Chủ sở hữu không gian làm việc Enterprise có quyền truy cập vào một bảng tổng quan tiện dụng cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về tất cả người dùng trong miền đã xác minh của họ.

Trong bảng tổng quan này, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

Tìm kiếm và lọc tất cả người dùng bằng cách sử dụng các miền đã xác minh của không gian làm việc
Chỉnh sửa thông tin hồ sơ của người dùng được quản lý
Xem người dùng được quản lý là thành viên của những không gian làm việc bên ngoài nào
Xóa người dùng được quản lý khỏi các không gian làm việc bên ngoài

Bảng tổng quan hiển thị chi tiết người dùng như tên, địa chỉ email, danh sách các không gian làm việc mà họ có quyền truy cập, ngày hoạt động gần nhất và trạng thái xác thực 2 bước của họ.

HC: bảng tổng quan người dùng được quản lý

Để truy cập bảng tổng quan người dùng được quản lý:

Nhấp vào Cài đặt và điều hướng đến Danh tính & cấp quyền.
Trong phần Quản lý người dùng, tìm Bảng tổng quan người dùng được quản lý và nhấp vào Xem bảng tổng quan.

Từ bảng tổng quan này, chủ sở hữu không gian làm việc có thể tìm kiếm người dùng theo tên, email hoặc ID. Ngoài ra, họ có thể lọc theo không gian làm việc và phương thức xác minh 2 bước.

Lưu ý: Người dùng bị đình chỉ vẫn được tính là chỗ ngồi có tính phí cho bất kỳ không gian làm việc nào mà họ là thành viên.

Tất cả nội dung và bình luận của họ vẫn hiển thị như bình thường, mọi tích hợp mà họ đã thiết lập vẫn tiếp tục hoạt động, nhưng ảnh hồ sơ của họ sẽ xuất hiện dưới dạng hình bóng màu xám bị gạch chéo.

Trên hồ sơ của một người dùng cụ thể, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

Đình chỉ người dùng
Xóa người dùng
Thay đổi tên và địa chỉ email của người dùng. Email mới phải thuộc về miền đã xác minh.
Đăng xuất người dùng
Đặt lại mật khẩu của người dùng
Xóa người dùng khỏi các không gian làm việc bên ngoài

Câu hỏi thường gặp

Các thay đổi đối với tài khoản người dùng được quản lý do quản trị viên không gian làm việc thực hiện có được theo dõi không?

Có, tất cả các thay đổi do chủ sở hữu không gian làm việc thực hiện đối với tài khoản của người dùng được quản lý sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm tra.

Nếu mật khẩu được đặt lại hoặc người dùng bị xóa khỏi không gian làm việc, họ sẽ nhận được thông báo qua email.

Người dùng trong không gian làm việc của tôi có biết rằng tài khoản của họ đang được quản trị viên không gian làm việc quản lý không?

Có, người dùng sẽ thấy một huy hiệu khi họ đi tới Cài đặt → {tên của họ}.

Nếu không gian làm việc của tôi đang sử dụng SCIM, tôi có thể thực hiện thay đổi đối với tài khoản người dùng được quản lý thông qua Notion không?

Việc cập nhật thông tin hồ sơ người dùng được quản lý từ bảng tổng quan mới này là không được khuyến nghị nếu không gian làm việc Enterprise đang sử dụng trực tiếp SCIM API hoặc thông qua Nhà cung cấp danh tính (ví dụ: Okta, Azure AD, Google Workspace) để quản lý các thành viên không gian làm việc theo chương trình.

Nếu không gian làm việc đang sử dụng SCIM, thì các thay đổi được thực hiện từ giao diện người dùng Cài đặt Notion sẽ bị thay thế khi yêu cầu SCIM API tiếp theo đồng bộ hóa.

Không gian làm việc của tôi đã xác minh một vài miền. Tôi có thấy tất cả người dùng được quản lý cho tất cả các miền của chúng tôi cùng nhau trong bảng tổng quan không?

Có, bạn sẽ thấy tất cả người dùng được quản lý của mình (từ nhiều miền đã xác minh) cùng nhau trong bảng tổng quan.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một người dùng bị đình chỉ?

Người dùng bị đình chỉ vẫn được tính là chỗ ngồi có tính phí đối với bất kỳ không gian làm việc nào mà họ là thành viên.

Những người dùng khác vẫn có thể chia sẻ trang với người dùng bị đình chỉ, @-đề cập họ và thêm họ vào các không gian làm việc hoặc không gian nhóm. Người dùng bị đình chỉ sẽ không thể đăng nhập, nhận bất kỳ thông báo nào hoặc truy cập bất kỳ tài nguyên nào trong số này. Họ sẽ thấy các tài nguyên đó nếu/khi họ được khôi phục trạng thái.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một người dùng bị xóa?

Tất cả nội dung công khai hoặc được chia sẻ do người dùng bị xóa tạo ra vẫn được giữ lại, nhưng thông tin xác nhận quyền sở hữu và @-đề cập sẽ đổi thành Người dùng đã xóa.

Bất kỳ trang riêng tư hoặc được chia sẻ nào mà không còn người dùng nào có quyền truy cập đầy đủ sẽ bị xóa. Việc xóa là vĩnh viễn, với thời gian ân hạn 30 ngày để hủy và khôi phục.

Nếu tài khoản có thể cần dùng trong tương lai, bạn nên đình chỉ thay vì xóa. Người dùng bị xóa không được tính vào số lượng chỗ ngồi có tính phí của không gian làm việc.