Kết nối Mail với Trợ lý tùy chỉnh

Trợ lý tùy chỉnh có thể kết nối với Mail để tự động hóa quy trình làm việc qua email. Sau khi kết nối, trợ lý có thể đọc, sắp xếp, soạn thảo và gửi email thay cho bạn thông qua các trình kích hoạt tự động hoặc bằng cách trò chuyện trực tiếp với trợ lý.

Kết nối Mail hoạt động với Gmail, Notion Mail hoặc Outlook. Bạn không bắt buộc phải sử dụng Notion Mail để dùng kết nối Mail.

Kết nối Mail cho Trợ lý tùy chỉnh khả dụng trên mọi gói có quyền truy cập vào Trợ lý tùy chỉnh.

Các hành động dưới đây chỉ được hỗ trợ nếu sử dụng Notion Mail:

1. Trò chuyện với trợ lý của bạn. Cung cấp cho nó hướng dẫn cụ thể về cách xử lý các sự kiện mail.

   • Việc này cũng có thể được thực hiện thủ công trong Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh. Đi tới Công cụ & Truy cập, sau đó chọn + Thêm kết nối → Mail → Kết nối.

2. Đi tới Cài đặt → Công cụ & Truy cập.

3. Chọn các hộp thư đến mà bạn muốn trợ lý của mình có quyền truy cập.

4. Cấp các quyền mà trợ lý của bạn cần: Sửa đổi hộp thư đến, Nháp và Gửi.

5. Chọn xem Trợ lý có nên Yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện Hành động hay không.

6. Kiểm tra kết nối. Nếu hành vi của trợ lý không như bạn mong đợi, hãy trò chuyện với trợ lý của bạn để làm rõ các hướng dẫn.

Mẹo: Hãy cụ thể trong các hướng dẫn của bạn. Ví dụ: \"Lưu trữ tất cả email từ bản tin có từ 'weekly' trong dòng tiêu đề\" hoặc \"Soạn bản nháp trả lời lịch sự cho các câu hỏi của khách hàng và lưu lại để tôi xem xét.\""

Thêm kích hoạt dựa trên mail trong Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh.

1. Đi tới Kích hoạt. Nhấp vào + Thêm kích hoạt → Mail → Kết nối.

2. Trong phần Mail, hãy chọn từ các kích hoạt sau:

   • Email mới nhận: Chạy khi một email mới đến trong hộp thư đã kết nối.

   • Email mới gửi: Chạy khi bạn gửi một email mới từ hộp thư đã kết nối.

   • Email mới nhận hoặc gửi: Chạy khi một email mới được nhận hoặc gửi.

   • Nhãn được áp dụng cho email: Chạy khi một nhãn cụ thể được áp dụng cho email.

3. Chọn Hộp thư đến mà bạn muốn kích hoạt chạy trên đó.

4. Thêm một bộ lọc để thu hẹp các Sự kiện kích hoạt Mail. Mỗi kích hoạt có thể được lọc để chỉ chạy khi một email khớp với thuộc tính Người gửi, Người nhận, chủ đề, nội dung, hoặc miền được chỉ định.

Khi bạn kết nối Mail, bạn có thể chọn quyền cho trợ lý của mình:

• Sửa đổi hộp thư đến: Lưu trữ, Thùng rác, áp dụng nhãn, đặt lời nhắc, chặn người gửi và hủy đăng ký.

• Nháp: Tạo bản nháp.

• Gửi: Gửi email từ tài khoản của bạn.

• Yêu cầu xác nhận:: Yêu cầu người dùng phê duyệt hoặc hủy một hành động trước khi hành động đó được thực thi. Khi tắt, trợ lý có thể thực hiện các hành động được cho phép mà không cần phê duyệt.

Mẹo: Sử dụng quyền và trình kích hoạt (như chỉ chạy khi một nhãn được áp dụng) nếu bạn muốn hạn chế những email mà trợ lý xử lý.

Nếu bạn chia sẻ một trợ lý tùy chỉnh được kết nối với Thư, bất kỳ ai có quyền truy cập vào trợ lý đó đều có thể xem email trong Hộp thư đến được kết nối. Một cảnh báo sẽ được hiển thị trước khi thực hiện hành động này.

Để đạt được kết quả tốt nhất, hãy cung cấp cho trợ lý tùy chỉnh của bạn các Hướng dẫn cụ thể.

Tự động phân loại tin nhắn đến bằng cách áp dụng nhãn, lưu trữ email ưu tiên thấp và đặt lời nhắc cho những email quan trọng.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn:\"Khi tôi nhận được email, hãy kiểm tra xem đó có phải là bản tin không. Nếu có, hãy áp dụng nhãn 'Bản tin' và lưu trữ nó. Nếu đó là từ khách hàng, hãy gắn dấu sao và áp dụng nhãn 'Khách hàng'.\"

Hủy đăng ký khỏi các danh sách gửi thư không mong muốn và tự động lưu trữ hoặc xóa email quảng cáo.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn:\"Xem lại hộp thư đến của tôi để tìm các email đăng ký. Hủy đăng ký khỏi bất kỳ bản tin nào tôi chưa mở trong 30 ngày và lưu trữ chúng.\"

Trích xuất thông tin chính từ email và tạo hoặc cập nhật các bản ghi trong cơ sở dữ liệu Notion.

Hãy nói với Trợ lý tùy chỉnh của bạn:\"Khi tôi nhận được email từ một liên hệ mới, hãy tạo một trang trong cơ sở dữ liệu CRM của tôi với tên, email và công ty của họ. Thêm một liên kết đến email gốc.\"

Soạn thảo phản hồi cho các câu hỏi thường gặp và lưu chúng để bạn xem xét trước khi gửi.

Hãy nói với Trợ lý tùy chỉnh của bạn:\"Khi tôi nhận được email hỏi về giá cả, hãy soạn một phản hồi thân thiện với thông tin giá tiêu chuẩn của chúng tôi và lưu nó dưới dạng bản nháp để tôi xem xét.\"

Nếu trợ lý tùy chỉnh của bạn gặp lỗi, hãy nhấn “không hài lòng” cho lượt chạy đó và trò chuyện với trợ lý để chẩn đoán vấn đề. Sau đó, hãy thử các bước sau:

Lỗi kết nối

Nếu bạn không thể tìm thấy Thư trong Công cụ & Truy cập, Thư bị ngắt kết nối hoặc trợ lý của bạn cho biết nó không thể truy cập email:

• Xác nhận trợ lý của bạn đã được kết nối với đúng tài khoản email.

• Xác minh bạn có quyền chỉnh sửa trợ lý (Có thể chỉnh sửa hoặc Truy cập đầy đủ).

• Ngắt kết nối và kết nối lại Thư, sau đó làm mới Notion.

• Xác nhận bạn đã lưu sau khi cập nhật bất kỳ cài đặt nào.

Lỗi kích hoạt

Nếu trợ lý của bạn không chạy khi nhận được email, chạy nhiều lần hoặc không thể truy cập nội dung email:

• Kiểm tra Hoạt động của trợ lý để xác nhận xem kích hoạt có đang chạy hay đang chạy nhưng không thành công.

• Xác minh kết nối Mail vẫn đang hoạt động trong Công cụ & Truy cập.

• Đối với các kích hoạt dựa trên nhãn, hãy xác nhận tên nhãn khớp chính xác.