เชื่อมต่ออีเมลเข้ากับเอเจนต์เฉพาะกิจ

เอเจนต์เฉพาะกิจสามารถเชื่อมต่อกับอีเมลเพื่อทำให้เวิร์คโฟลว์อีเมลเป็นอัตโนมัติ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว เอเจนต์จะสามารถอ่าน จัดระเบียบ ร่าง และส่งอีเมลในนามของคุณผ่านทริกเกอร์อัตโนมัติหรือโดยการแชทกับเอเจนต์โดยตรง

การเชื่อมต่ออีเมลใช้งานได้กับ Gmail, Notion Mail หรือ Outlook ไม่จำเป็นต้องใช้ Notion Mail เพื่อใช้การเชื่อมต่ออีเมล

การเชื่อมต่ออีเมลสำหรับเอเจนต์เฉพาะกิจมีให้ใช้งานในทุกแผนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอเจนต์เฉพาะกิจ

การดำเนินการด้านล่างนี้รองรับ เฉพาะ หากใช้ Notion Mail:

1. แชทกับเอเจนต์ของคุณ ให้คำสั่งเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีจัดการเหตุการณ์ทางอีเมล

   • นอกจากนี้ยังสามารถทำได้ด้วยตนเองใน การตั้งค่า ของเอเจนต์เฉพาะกิจ ไปที่ เครื่องมือและการเข้าถึง จากนั้นเลือก + เพิ่มการเชื่อมต่อ → อีเมล → เชื่อมต่อ.

2. ไปที่ การตั้งค่า → เครื่องมือและการเข้าถึง.

3. เลือกกล่องข้อความที่คุณต้องการให้เอเจนต์ของคุณเข้าถึง

4. ให้สิทธิ์ที่เอเจนต์ของคุณต้องการ: แก้ไขกล่องข้อความ, ฉบับร่าง, และ ส่ง

5. เลือกว่าเอเจนต์เฉพาะกิจควร ขอการยืนยัน ก่อนดำเนินการหรือไม่

6. ทดสอบการเชื่อมต่อ หากพฤติกรรมของเอเจนต์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง ให้แชทกับเอเจนต์ของคุณเพื่อชี้แจงคำสั่งเพิ่มเติม.

เคล็ดลับ: ระบุคำสั่งของคุณให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: "เก็บถาวรอีเมลทั้งหมดจากจดหมายข่าวที่มีคำว่า 'weekly' ในบรรทัดหัวเรื่อง" หรือ "ร่างคำตอบที่สุภาพสำหรับคำถามจากลูกค้าและบันทึกไว้เพื่อให้ฉันตรวจสอบ"

เพิ่มทริกเกอร์ที่อิงตามเมลใน การตั้งค่า ของเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณ

1. ไปที่ ทริกเกอร์ คลิก + เพิ่มทริกเกอร์ → เมล → เชื่อมต่อ

2. ภายใต้เมล ให้เลือกจากทริกเกอร์ต่อไปนี้:

   • ได้รับอีเมลใหม่: ทำงานเมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามาในกล่องข้อความที่เชื่อมต่อไว้

   • ส่งอีเมลใหม่: ทำงานเมื่อคุณส่งอีเมลใหม่จากกล่องข้อความที่เชื่อมต่อไว้

   • ได้รับหรือส่งอีเมลใหม่: ทำงานเมื่อมีการได้รับหรือส่งอีเมลใหม่

   • ป้ายกำกับที่ใช้กับอีเมล: ทำงานเมื่อมีการใช้ป้ายกำกับเฉพาะกับอีเมล

3. เลือกกล่องข้อความที่คุณต้องการให้ทริกเกอร์รอบการทำงานบนกล่องข้อความนั้น

4. เพิ่ม ตัวกรอง เพื่อจำกัดเหตุการณ์ที่จะเรียกใช้ทริกเกอร์อีเมล ทริกเกอร์แต่ละรายการสามารถกรองให้ทำงานเฉพาะเมื่ออีเมลตรงกับแอตทริบิวต์ จาก, ถึง, หัวเรื่อง, เนื้อหา, หรือ โดเมน ที่ระบุไว้เท่านั้น

เมื่อคุณเชื่อมต่ออีเมล คุณสามารถเลือกสิทธิ์ของเอเจนต์ของคุณได้:

• แก้ไขกล่องข้อความ: เก็บถาวร, ย้ายลงถังขยะ, ใช้ป้ายกำกับ, สร้างการเตือน, บล็อกผู้ส่ง และยกเลิกการสมัครรับข้อมูล

• ฉบับร่าง: สร้างฉบับร่าง

• ส่ง: ส่งอีเมลจากบัญชีของคุณ

• ต้องมีการยืนยัน: กำหนดให้ผู้ใช้ต้องอนุมัติหรือยกเลิกการดำเนินการก่อนดำเนินการ เมื่อปิดใช้งาน เอเจนต์เฉพาะกิจจะสามารถดำเนินการที่ได้รับอนุญาตได้โดยไม่ต้องได้รับการอนุมัติ

เคล็ดลับ: ใช้สิทธิ์และทริกเกอร์ (เช่น ให้ทำงานเฉพาะเมื่อมีการใช้ป้ายกำกับ) หากคุณต้องการจำกัดอีเมลที่เอเจนต์เฉพาะกิจจะประมวลผล

หากคุณแชร์เอเจนต์เฉพาะกิจที่เชื่อมต่อกับอีเมล ทุกคนที่เข้าถึงเอเจนต์นั้นจะสามารถดูอีเมลในกล่องข้อความที่เชื่อมต่ออยู่ได้ ระบบจะแสดงคำเตือนก่อนดำเนินการนี้

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด โปรดให้คำสั่งที่เฉพาะเจาะจงแก่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณ

คัดแยกข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติ ด้วยการใช้ป้ายกำกับ, เก็บถาวรอีเมลที่มีความสำคัญต่ำ และสร้างการเตือนสำหรับอีเมลที่สำคัญ

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า:"เมื่อฉันได้รับอีเมล ให้ตรวจสอบว่าเป็นจดหมายข่าวหรือไม่ ถ้าใช่ ให้ใช้ป้ายกำกับ 'จดหมายข่าว' และเก็บถาวรอีเมลนั้น หากมาจากลูกค้า ให้ติดดาวและใช้ป้ายกำกับ 'ลูกค้า'"

ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากรายชื่ออีเมลที่ไม่ต้องการ และเก็บถาวรหรือลบอีเมลส่งเสริมการขายโดยอัตโนมัติ

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า:"ตรวจสอบกล่องข้อความของฉันเพื่อหาอีเมลการสมัครรับข้อมูล ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากจดหมายข่าวใดๆ ที่ฉันไม่ได้เปิดอ่านใน 30 วัน และเก็บถาวรอีเมลเหล่านั้น"

ดึงข้อมูลสำคัญจากอีเมลและสร้างหรืออัปเดตระเบียนในฐานข้อมูล Notion

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า:"เมื่อฉันได้รับอีเมลจากผู้ติดต่อรายใหม่ ให้สร้างหน้าในฐานข้อมูล CRM ของฉันพร้อมชื่อ อีเมล และบริษัทของพวกเขา เพิ่มลิงก์ไปยังอีเมลฉบับเดิมด้วย"

ร่างคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปและบันทึกไว้เพื่อให้คุณตรวจสอบก่อนส่ง

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า:"เมื่อฉันได้รับอีเมลสอบถามเกี่ยวกับราคา ให้ร่างคำตอบที่เป็นมิตรพร้อมข้อมูลราคามาตรฐานของเรา แล้วบันทึกเป็นฉบับร่างเพื่อให้ฉันตรวจสอบ"

หากเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณพบข้อผิดพลาด ให้กด “ไม่ถูกใจ” ในรอบการทำงานนั้น แล้วแชทกับเอเจนต์เพื่อวินิจฉัยปัญหา จากนั้นให้ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ข้อผิดพลาดในการเชื่อมต่อ

หากคุณไม่พบอีเมลในเครื่องมือและการเข้าถึง, อีเมลเลิกเชื่อมต่อ หรือเอเจนต์ของคุณแจ้งว่าไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้:

• ยืนยันว่าเอเจนต์ของคุณเชื่อมต่อกับบัญชีอีเมลที่ถูกต้องแล้ว

• ตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์แก้ไขเอเจนต์ (แก้ไขได้ หรือ การเข้าถึงเต็มรูปแบบ)

• เลิกเชื่อมต่อและเชื่อมต่ออีเมลใหม่อีกครั้ง จากนั้นรีเฟรช Notion

• ยืนยันว่าคุณได้บันทึกหลังจากอัปเดตการตั้งค่าใดๆ แล้ว

ข้อผิดพลาดของทริกเกอร์

หากเอเจนต์ของคุณไม่ทำงานเมื่อได้รับอีเมล ทำงานหลายครั้ง หรือไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาอีเมล:

• ตรวจสอบ กิจกรรม ของเอเจนต์เพื่อยืนยันว่าทริกเกอร์กำลังทำงานอยู่หรือทำงานแล้วแต่ล้มเหลว

• ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่ออีเมลยังคงใช้งานได้ใน เครื่องมือและการเข้าถึง

• สำหรับทริกเกอร์ที่ใช้ป้ายกำกับ โปรดยืนยันว่าชื่อป้ายกำกับตรงกันทุกประการ