ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลเป็นหนึ่งในฟีเจอร์พื้นฐานของ Notion ซึ่งช่วยให้คุณจัดการและจัดระเบียบหลายหน้าได้ในที่เดียว ฐานข้อมูลของ Notion มีความโดดเด่นเพราะ:

• ทุกรายการคือหน้าของตัวเอง: ทุกรายการที่คุณป้อนลงในฐานข้อมูลของคุณคือหน้า Notion หน้าหนึ่ง เปิดรายการฐานข้อมูลเพื่อเพิ่มข้อมูลในรูปแบบข้อความ รูปภาพ และอื่นๆ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับหน้า Notion อื่นๆ!

• กำหนดพร็อพเพอร์ตี้เองได้: เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้เพื่อระบุบริบท ติดป้ายกำกับ และเพิ่มรายการฐานข้อมูลด้วยสิ่งต่างๆ เช่น วันที่ สถานะ และลิงค์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูลที่นี่ →

• คุณสามารถแสดงภาพข้อมูลของคุณได้หลายวิธี: ข้อมูลของคุณไม่ได้จำกัดอยู่แค่ตารางเท่านั้น จัดระเบียบฐานข้อมูลของคุณเป็นลิสต์ ปฏิทิน แผนภูมิ และอื่นๆ— อะไรก็ตามที่ทำให้ข้อมูลมีประโยชน์มากที่สุด ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ตัวกรอง และการจัดเรียงที่นี่ →

• คุณสามารถดูชุดข้อมูลหลายชุดในฐานข้อมูลเดียวได้ ตัวอย่างเช่น:

  • คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล CRM แบบครบวงจรที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ บริษัท และดีลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน ในขณะเดียวกันก็จัดการเป็น แหล่งข้อมูล แยกต่างหากได้ด้วย

  • บางทีทีมของคุณอาจกำลังจัดการโปรเจกต์และงานต่างๆ ในฐานข้อมูลหนึ่ง และจัดการ OKR ในอีกฐานข้อมูลหนึ่ง คุณสามารถ ลิงค์ ฐานข้อมูล OKR เข้ากับฐานข้อมูลโปรเจกต์และงานของคุณ เพื่อนำข้อมูลทั้งหมดนี้มารวมไว้ในที่เดียว คุณจึงสามารถดูความคืบหน้าทั้งหมดของทีมได้พร้อมกันโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างส่วนต่างๆ ของพื้นที่ทำงานของคุณ

ในการสร้างฐานข้อมูลใน Notion ให้สร้างหน้าใหม่และภายใต้ เริ่มต้นใช้งานกับ ให้เลือก ตาราง คุณยังสามารถเปิดหน้าที่มีอยู่แล้วและใช้คำสั่งสแลช /database ได้อีกด้วย

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล คุณสามารถเริ่มจากศูนย์หรือดึงข้อมูลจากส่วนอื่นของพื้นที่ทำงานของคุณได้ หากคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลที่เป็นรูปแบบหนึ่งของฐานข้อมูลอื่นที่มีอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ เราขอแนะนำให้เลือกแหล่งข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ค้นหาฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วจากนั้นเลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการใช้

ต้องการแรงบันดาลใจหรือความช่วยเหลือในการเริ่มต้นใช้งานใช่ไหม การสร้างฐานข้อมูลใหม่จะให้ตัวเลือกในการ สร้างด้วย AI และให้พรอมต์แก่ Notion AI เพื่อใช้สร้างฐานข้อมูลให้คุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกจากเทมเพลตที่ แนะนำ ได้อีกด้วย

มาดูขั้นตอนแรกๆ ที่คุณอาจต้องดำเนินการเพื่อตั้งค่าฐานข้อมูลใหม่กัน

1. สร้างหน้าฐานข้อมูลใหม่: คลิก หน้าใหม่ เพื่อเพิ่มหน้าใหม่ลงในฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น หากฐานข้อมูลของคุณเป็นตัวติดตามงาน หน้าแรกของคุณอาจเป็นงานแรกที่คุณต้องการติดตาม

2. เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้: กำหนด พร็อพเพอร์ตี้ ให้กับฐานข้อมูลของคุณเพื่อให้คุณมีตัวเลือกมากขึ้นในการจัดระเบียบแต่ละหน้า ฐานข้อมูลติดตามงานอาจรวมถึงพร็อพเพอร์ตี้สถานะและพร็อพเพอร์ตี้วันครบกำหนด

3. เพิ่มมุมมองใหม่: มุมมอง ช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้หลายวิธี โดยค่าเริ่มต้น ฐานข้อมูลของคุณจะแสดงในมุมมองตาราง แต่คุณสามารถเพิ่มมุมมองได้มากเท่าที่คุณต้องการ

   • คุณยังสามารถใช้มุมมองเพื่อแสดงแหล่งข้อมูลจากทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณในฐานข้อมูลเดียวกันได้อีกด้วย เพิ่ม มุมมองแบบลิงก์ ของแหล่งข้อมูลอื่น หรือแม้แต่มุมมองที่สร้างขึ้นโดยใช้ แหล่งข้อมูลใหม่

4. แก้ไขมุมมองของคุณ: สำหรับแต่ละมุมมอง คุณสามารถแก้ไขชื่อ เลย์เอาต์ พร็อพเพอร์ตี้ที่แสดงหรือซ่อน และอื่นๆ ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรอง จัดเรียง และจัดกลุ่มรายการในฐานข้อมูลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการดูผู้ร้องขอในมุมมองหนึ่งแต่ไม่ต้องการดูในอีกมุมมองหนึ่ง

• ฐานข้อมูลแบบเต็มหน้าจะปรากฏเหมือนหน้าอื่นๆ ในแถบด้านข้าง

• คุณล็อคฐานข้อมูลแบบเต็มหน้า เพื่อไม่ให้คนอื่นเปลี่ยนแปลงพร็อพเพอร์ตี้และตัวเลือกค่าได้ โดยเลือก ••• ที่ด้านบนของฐานข้อมูล → ล็อคฐานข้อมูล

• หากต้องการเปลี่ยนฐานข้อมูลแบบเต็มหน้าให้เป็นฐานข้อมูลแบบอินไลน์ ให้ลากฐานข้อมูลนั้นไปยังหน้าอื่นในแถบด้านข้าง ซึ่งจะเปลี่ยนให้เป็นหน้าย่อย จากนั้นเข้าไปในหน้านั้นแล้วเลือก ⋮⋮ → เปลี่ยนเป็นแบบอินไลน์

• ระบบจะซ่อนตัวควบคุมและเมนูสำหรับฐานข้อมูลแบบอินไลน์ไว้จนกว่าคุณจะวางเมาส์เหนือฐานข้อมูล

• ขยายฐานข้อมูลแบบอินไลน์เป็นฐานข้อมูลแบบเต็มหน้าได้ โดยเลือก ⤡ ที่ด้านบน

• เปลี่ยนฐานข้อมูลแบบอินไลน์เป็นฐานข้อมูลแบบเต็มหน้าได้ โดยคลิก ⋮⋮ แล้วลากไปยังแถบด้านข้างเป็นหน้าระดับบนสุด

• ลบทำซ้ำ ย้าย หรือคัดลอกลิงค์ไปยังฐานข้อมูลแบบอินไลน์ได้ โดยเลือก ⋮⋮ ซึ่งจะมีข้อมูลปรากฏขึ้นเมื่อเลื่อนเมาส์ไปด้านข้าง

• ในแถบด้านข้าง ฐานข้อมูลแบบอินไลน์จะปรากฏเป็นหน้าย่อยของหน้าที่อยู่

คุณสร้างสำเนาฐานข้อมูลได้

สำหรับฐานข้อมูลแบบอินไลน์:

1. เลื่อนเมาส์ไปที่ฐานข้อมูล จากนั้นเลือก ⋮⋮

2. เลือก ทำซ้ำ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะ ทำซ้ำพร้อมเนื้อหา หรือหากต้องการใช้การตั้งค่าฐานข้อมูลเดิมเพื่อจัดระเบียบหน้าอื่นๆ ก็เลือก ทำซ้ำโดยไม่มีเนื้อหา ได้

สำหรับหน้าเต็ม:

1. คลิกปุ่ม ••• ที่มุมขวาบน

2. เลือก ทำซ้ำ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะ ทำซ้ำพร้อมเนื้อหา หรือหากต้องการใช้การตั้งค่าฐานข้อมูลเดิมเพื่อจัดระเบียบหน้าอื่นๆ ก็เลือก ทำซ้ำโดยไม่มีเนื้อหา ได้

ทุกรายการในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นแถวในตาราง การ์ดบนบอร์ด หรือปฏิทิน ต่างก็มีหน้า Notion เป็นของตัวเอง ซึ่งคุณสร้าง จัดรูปแบบ และสร้างหน้าย่อยเนื้อหาแบบเดียวกับหน้าอื่นๆ ได้

วิธีเพิ่มรายการฐานข้อมูล:

• สำหรับฐานข้อมูลทั้งหมด: คลิกปุ่มสีน้ำเงินที่เขียนว่า "ใหม่" ที่มุมขวาบน

• สำหรับตารางรายการ หรือ บอร์ด: คลิก + ใหม่ ด้านล่างเพื่อเพิ่มรายการใหม่

• สำหรับ ปฏิทิน: คลิกไอคอน + ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือวันใดวันหนึ่ง ซึ่งจะเป็นการสร้างเหตุการณ์ใหม่ในวันนั้น

• สำหรับแกลเลอรี่: คลิกปุ่ม + ใหม่ ในการ์ดเปล่าที่ด้านล่างของแกลเลอรี่ เพื่อเพิ่มกรอบภาพใหม่จากตรงนั้น

วิธีเปิดรายการฐานข้อมูลเป็นหน้า:

• ในตาราง ให้วางเมาส์เหนือคอลัมน์แรก แล้วคลิกปุ่มเปิดที่ปรากฏขึ้น

• ในรายการ ให้คลิกที่ชื่อรายการ

• ในบอร์ดปฏิทิน และแกลเลอรี่ ให้คลิกบนการ์ดตรงไหนก็ได้

• หน้าจะเปิดในรูปแบบพรีวิวแบบย่อเสมอ คลิก ⤡ ที่ด้านซ้ายบนเพื่อดูในโหมดเต็มหน้าจอ

• ในหน้านี้ คุณจะเห็นพร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณที่ด้านบน แต่ละแถวคือหนึ่งพร็อพเพอร์ตี้ ซึ่งประกอบด้วยชื่อ ประเภท และค่า คลิกที่ค่าเพื่อแก้ไข

  • คลิก ⋮⋮ ที่ปรากฏขึ้นทางซ้ายของแต่ละพร็อพเพอร์ตี้ แล้วเลื่อนเมาส์เพื่อ: ลากขึ้นหรือลง เปลี่ยนประเภทพร็อพเพอร์ตี้ เปลี่ยนชื่อ ทำซ้ำ หรือลบ

• ด้านล่างพร็อพเพอร์ตี้จะมีพื้นที่ว่างในหน้า ซึ่งคุณจะเพิ่มบล็อคเนื้อหาได้ทุกประเภท รวมถึงหน้าย่อยหรือฐานข้อมูลแบบอินไลน์

• เนื่องจากรายการในฐานข้อมูลเป็นหน้า เนื้อหาประเภทอื่นๆ ที่ลากเข้าไปในฐานข้อมูล (เช่น รายการหัวข้อย่อยหรือรายการที่ต้องทำ) จะเปลี่ยนเป็นหน้าโดยอัตโนมัติ

คลิกขวาที่รายการเพื่อแสดงรายการการดำเนินการ ซึ่งการดำเนินการเหล่านั้นประกอบด้วย:

• ลบ: ลบรายการออกจากฐานข้อมูล

• ทำสำเนา: สร้างสำเนาที่เหมือนกันของรายการ

• คัดลอกลิงค์: คัดลอกลิงค์ยึดติดไปยังรายการเฉพาะนั้นไปยังคลิปบอร์ด

• เปลี่ยนชื่อ: ให้คุณเปลี่ยนชื่อหน้าในแถวโดยไม่ต้องเปิด

• ย้ายไปที่: ให้คุณย้ายแถวไปยังพื้นที่ทำงานหรือหน้าอื่น (ซึ่งจะปรากฏเป็นหน้าย่อย)

• แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้: เรียกเมนูที่มีพร็อพเพอร์ตี้ทั้งหมดของตารางของคุณขึ้นมา คลิกรายการที่ต้องการแล้วคลิกค่าใหม่สำหรับรายการนั้น

ส่วนบนสุดของหน้าใดก็ได้ในฐานข้อมูล Notion จะประกอบด้วยหลายสิ่ง:

1. พร็อพเพอร์ตี้  จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่กำลังดูอยู่ เช่น เจ้าของโปรเจกต์ วันครบกำหนด แท็ก และอีกมากมาย

2. ความคิดเห็น ใช้บันทึกการสนทนาระหว่างคุณและเพื่อนร่วมทีม คุณสามารถใช้เพื่อแท็กถึงกัน ถามคำถาม ให้ข้อเสนอแนะ และอื่นๆ ได้

3. ลิงค์ย้อนกลับ จะแสดงหน้าทั้งหมดที่เชื่อมต่อไปยังหน้าปัจจุบัน จึงสลับไปมาระหว่างหน้าได้ง่ายๆ

ปรับแต่งรูปลักษณ์และความรู้สึกขององค์ประกอบเหล่านี้ได้ เช่นเดียวกับทุกอย่างใน Notion หากต้องการเข้าถึงตัวเลือกเหล่านี้:

1. คลิก ••• ที่มุมขวาบนของหน้า Notion ในฐานข้อมูล แล้วเลือก ปรับแต่งหน้า

สำหรับ พร็อพเพอร์ตี้ ใช้เมนูนี้เพื่อเลือกฟิลด์พร็อพเพอร์ตี้ที่ต้องการแสดงที่ด้านบนของหน้าและวิธีการแสดง สำหรับแต่ละรายการ ให้เลือกจาก:

• แสดงเสมอ: ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง คุณจะยังเห็นฟิลด์พร็อพเพอร์ตี้ต่อไป

• ซ่อนเมื่อว่างเปล่า:  ฟิลด์พร็อพเพอร์ตี้จะหายไปจากด้านบนของหน้าหากไม่มีค่า

• ซ่อนเสมอ: ฟิลด์พร็อพเพอร์ตี้จะไม่ปรากฏที่ด้านบนของหน้า

คุณยังสามารถเข้าถึงเมนู ปรับแต่งหน้า ได้โดยคลิกไอคอน ⋮⋮ ถัดจากพร็อพเพอร์ตี้ใดๆ ในรายการที่ด้านบนของหน้าฐานข้อมูลของคุณ ไอคอน ⋮⋮ นี้ยังสามารถคลิกและลากขึ้นหรือลงเพื่อจัดลำดับวิธีการแสดงพร็อพเพอร์ตี้บนหน้าของคุณได้อีกด้วย

สำหรับ ลิงค์ย้อนกลับ คุณเลือก:

• ขยาย: ดูหน้าทั้งหมดที่เชื่อมไปยังหน้าปัจจุบันในรูปแบบเต็ม

• แสดงในป๊อพโอเวอร์: ในกรณีที่ไม่ต้องการดูทุกหน้า จะเลือกดูเฉพาะจำนวนของแบ็คลิงค์ก็ได้ คลิกเพื่อเปิดป๊อปอัปที่แสดงหน้าทั้งหมด

• ปิด:  ซ่อนลิงค์ย้อนกลับทั้งหมด

สำหรับ ความคิดเห็น เลือกแสดงความคิดเห็นได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ขยาย:  แสดงการสนทนาทั้งหมดที่ด้านบนของหน้า

• ปิด: ซ่อนความคิดเห็นบนหน้าเพื่อให้ดูเรียบง่าย

เมื่อใช้ฐานข้อมูลในพื้นที่ทำงานที่แชร์กัน Notion มีฟีเจอร์ที่ช่วยป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ

คลิก แชร์ ที่ด้านบนของฐานข้อมูลเพื่อดูและจัดการระดับสิทธิ์ของผู้ใช้ทุกคน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์และสิทธิ์ที่นี่ →

ระดับการอนุญาตแก้ไขเนื้อหาได้จะอยู่ใน หน้าฐานข้อมูลเท่านั้น และอนุญาตให้ผู้ใช้:

• สร้าง แก้ไข และลบหน้าภายในฐานข้อมูล

• แก้ไขค่าพร็อพเพอร์ตี้สำหรับหน้าเหล่านั้น

ผู้ใช้ที่มีสิทธิแก้ไขเนื้อหาได้ในฐานข้อมูลจะไม่สามารถ:

• เพิ่ม แก้ไข หรือนำพร็อพเพอร์ตี้หรือมุมมองของฐานข้อมูลออก

• เปลี่ยนตัวกรองหรือการจัดเรียง

• ล็อคหรือปลดล็อคฐานข้อมูล

ค้นหาตัวเลือกนี้ได้ในเมนู ••• ที่ด้านขวาบนสุดของหน้าต่าง Notion เปิดสวิตช์เพื่อป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเปลี่ยนพร็อพเพอร์ตี้และมุมมองในฐานข้อมูลของคุณ พวกเขายังคงสามารถแก้ไขข้อมูลที่อยู่ภายในได้

โปรดทราบว่า ผู้ที่มีสิทธิแก้ไข สามารถเปิดหรือปิดการล็อกนี้ได้ตลอดเวลา ซึ่งช่วยเป็นมาตรการป้องกันเบื้องต้นจากการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจในฐานข้อมูลที่ต้องการให้หลายคนปรับเปลี่ยนโครงสร้างได้