แบบฟอร์ม

ฟอร์มช่วยให้การรวบรวมข้อมูลจากผู้อื่นเป็นเรื่องง่าย แม้ว่าผู้คนเหล่านั้นจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณหรือไม่ได้ใช้ Notion เลยก็ตาม สมาชิกทุกคนในทุกแผนของ Notion สามารถสร้างและใช้ฟอร์มได้

ฟอร์มเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ดังนั้นคำถามแต่ละข้อในฟอร์มของคุณจึงเชื่อมต่อกับพร็อพเพอร์ตี้ในฐานข้อมูลของคุณ ด้วยวิธีนี้ ฟอร์มของคุณจะอยู่เคียงข้างกับการตอบกลับ และคุณสามารถใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมได้ในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลประเภทอื่นๆ

วิธีสร้างฟอร์มใหม่:

1. ในหน้า ให้ใช้คำสั่งที่ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายทับ /form

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้นมา ให้เลือก ฟอร์ม

เมื่อคุณสร้างฟอร์มใหม่ พร็อพเพอร์ตี้ Respondent จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อบันทึกชื่อของผู้ตอบแบบสอบถาม นอกจากนี้ คุณยังสามารถอนุญาตให้ผู้ตอบแบบสอบถามไม่ระบุตัวตนได้ในการ การตั้งค่าการแชร์ฟอร์ม →

หากคุณมีฐานข้อมูลที่คุณใช้งานเพื่อรวบรวมข้อมูลจากผู้คนต่างๆ อยู่แล้ว คุณสามารถเพิ่มฟอร์มลงในฐานข้อมูลนั้นได้อย่างง่ายดาย! วิธีสร้างฟอร์มจากฐานข้อมูลที่มีอยู่:

1. ในฐานข้อมูล ให้เลือก + ถัดจากมุมมองที่มีอยู่ของคุณ โดยขึ้นอยู่กับขนาดหน้าจอ คุณอาจต้องเปิดดร็อปดาวน์ที่อยู่ถัดจากมุมมองปัจจุบัน แล้วเลือก เพิ่มมุมมอง

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้นมา ให้เลือก ฟอร์ม

3. เลือก สร้างคำถาม {#} ข้อ เพื่อดำเนินการต่อ

สร้างพร็อพเพอร์ตี้ Created by ในฐานข้อมูลของคุณหากคุณต้องการบันทึกชื่อของผู้ตอบแบบสอบถาม นอกจากนี้ คุณยังสามารถอนุญาตให้ผู้ตอบแบบสอบถามไม่ระบุตัวตนได้ในการ การตั้งค่าการแชร์ฟอร์ม →

เมื่อคุณสร้างฟอร์มแล้ว คุณจะถูกนำไปยังตัวสร้างฟอร์ม ซึ่งมีลักษณะดังนี้

ตัวสร้างฟอร์มช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าฟอร์มของคุณจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรและจะทำงานอย่างไรเมื่อคุณแชร์ให้ผู้อื่นกรอก วิธีกำหนดค่าฟอร์มของคุณ:

1. ตั้งชื่อฟอร์มของคุณและใส่คำอธิบายเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

2. วางเมาส์เหนือชื่อฟอร์มเพื่อเพิ่ม ไอคอน หรือ หน้าปก

3. คลิกที่คำถามในฟอร์มของคุณเพื่อแก้ไข โดยค่าเริ่มต้น การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำในฟอร์มจะถูกซิงค์กับชื่อพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างคำถามใหม่ที่ถามว่า “คุณสะดวกเวลาใด?” พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ที่มีชื่อเดียวกันจะถูกสร้างขึ้นในฐานข้อมูลของคุณ หากคุณเปลี่ยนคำถามในฟอร์มจาก “สีที่ชอบ” เป็น “สีที่คุณชอบคืออะไร?” พร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูล “สีที่ชอบ” จะถูกเปลี่ยนชื่อเป็น “สีที่คุณชอบคืออะไร?”

4. หากต้องการเพิ่มคำถามในฟอร์มของคุณ ให้เลือก + ใต้คำถามล่าสุด

5. วางเมาส์เหนือคำถามแต่ละข้อในฐานข้อมูลของคุณแล้วเลือก ••• จากตรงนี้ คุณสามารถ:

   • ทำให้คำถามเป็น จำเป็น ซึ่งหมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะต้องตอบคำถามนี้เพื่อส่งแบบฟอร์ม

   • เพิ่ม คำอธิบาย ให้กับคำถามของคุณเพื่อให้ผู้คนเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังถามได้ดียิ่งขึ้น

   • แสดงตัวเลือกเป็น มุมมองลิสต์หรือดร็อปดาวน์หากคำถามของคุณเป็นแบบเลือกตอบ

   • อนุญาตให้ คำตอบแบบยาว สำหรับคำถามประเภทพร็อพเพอร์ตี้ข้อความ

   • เปลี่ยน ประเภทคำถาม ซึ่งเทียบเท่ากับประเภทพร็อพเพอร์ตี้ ตัวอย่างเช่น นี่อาจเป็นประเภทคำถามหรือพร็อพเพอร์ตี้แบบ เลือกตอบ หากคุณต้องการถามคำถามแบบใช่หรือไม่ใช่ หรืออาจเป็นประเภทคำถามหรือพร็อพเพอร์ตี้แบบ วันที่ หากคุณต้องการถามเกี่ยวกับเวลาว่างหรือวันเกิดของใครบางคน

     • สำหรับคำถามที่ผูกกับพร็อพเพอร์ตี้แบบเลือกได้หลายรายการ ความสัมพันธ์ และบุคคล คุณสามารถระบุจำนวนการเลือกสูงสุดต่อการตอบกลับหนึ่งครั้งได้

   • ปิด ซิงค์กับชื่อพร็อพเพอร์ตี้ หากคุณต้องการให้คำถามในแบบฟอร์มของคุณดูแตกต่างจากชื่อพร็อพเพอร์ตี้ในฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการถามว่า “สีที่คุณชอบคืออะไร?” ในแบบฟอร์มของคุณ แต่คุณต้องการให้คำตอบถูกรวบรวมไว้ในพร็อพเพอร์ตี้ที่มีชื่อเรียบง่ายกว่า เช่น “สีที่ชอบ”

   • เพิ่มตรรกะแบบมีเงื่อนไข หากคำถามของคุณเป็นแบบเลือกตอบและคุณใช้แพ็คเกจ Business หรือ Enterprise ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้เลือกตัวเลือก A คุณสามารถนำพวกเขาไปยังคำถามติดตามผลที่เฉพาะเจาะจงได้

   • ทำซ้ำคำถาม หรือ ลบคำถาม.

6. เลือก การตั้งค่าแบบฟอร์ม ที่ด้านบนของตัวสร้างแบบฟอร์มของคุณ → หน้าจอส่งข้อมูล จากตรงนี้ คุณสามารถปรับประสบการณ์การส่งข้อมูลสำหรับผู้ตอบแบบสอบถามของคุณได้ เช่น สี และ ข้อความ ของปุ่มส่ง รวมถึง ชื่อหัวข้อการยืนยัน และ เนื้อหาการยืนยัน นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกรับสำเนาอีเมลของการส่งข้อมูลแต่ละรายการได้อีกด้วย

7. เมื่อคุณตั้งค่าฟอร์มเสร็จแล้ว ให้เลือก ดูตัวอย่าง ที่ด้านบนเพื่อดูว่าฟอร์มของคุณจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรเมื่อคุณแชร์ให้ผู้อื่น

วิธีแชร์ฟอร์มของคุณ:

1. เลือก แชร์ฟอร์ม ที่ด้านบนของตัวสร้างฟอร์ม

2. เลือก ใครสามารถกรอกได้บ้าง และเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:

   • ทุกคนใน {your workspace} ที่มีลิงก์ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในพื้นที่ทำงานทุกคนสามารถกรอกฟอร์มได้หากพวกเขามีลิงก์ ผู้ใช้ชั่วคราวจะสามารถกรอกฟอร์มได้ก็ต่อเมื่อได้รับสิทธิ์เข้าถึงฐานข้อมูลที่ฟอร์มนั้นเชื่อมต่ออยู่เท่านั้น

   • ทุกคนบนเว็บที่มีลิงก์ ซึ่งหมายความว่าผู้ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน Notion และผู้ที่ไม่ได้ใช้ Notion สามารถกรอกฟอร์มได้หากพวกเขามีลิงก์

   • ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง ซึ่งคุณสามารถเลือกได้หากต้องการปิดฟอร์มและหยุดรับการตอบกลับใหม่

3. หากแบบฟอร์มของคุณเปิดให้เฉพาะผู้คนในพื้นที่ทำงานของคุณเข้าถึงได้และปิดการตอบกลับแบบไม่ระบุตัวตนไว้ คุณจะสามารถเลือก การเข้าถึงการส่งข้อมูล และเลือกวิธีที่ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถโต้ตอบกับการส่งข้อมูลของตนหลังจากส่งแล้วได้:

   • ไม่มีการเข้าถึง หมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะไม่สามารถเห็นการตอบกลับแบบฟอร์มของตนหลังจากส่งแล้ว

   • สามารถดู หมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะสามารถเห็นการตอบกลับแบบฟอร์มของตนหลังจากส่งแล้ว

   • สามารถแสดงความคิดเห็น หมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการตอบกลับแบบฟอร์มของตนหลังจากส่งแล้ว

   • สามารถแก้ไข หมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะสามารถแก้ไขการตอบกลับแบบฟอร์มของตนหลังจากส่งแล้ว

   • การเข้าถึงเต็มรูปแบบ หมายความว่าผู้ตอบแบบสอบถามจะสามารถแก้ไขการตอบกลับแบบฟอร์มของตนหลังจากส่งแล้ว รวมถึงอัปเดตสิทธิ์สำหรับหน้าที่มีการตอบกลับแบบฟอร์มของตนไว้ได้ด้วย

4. หากคุณเลือกที่จะแชร์แบบฟอร์มของคุณกับใครก็ตามบนเว็บที่มีลิงก์และ คุณใช้แผน Notion แบบชำระเงิน คุณสามารถเปิดหรือปิด การสร้างแบรนด์ Notion ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้โลโก้ Notion ปรากฏในแบบฟอร์มของคุณหรือไม่

5. เปิดหรือปิด การตอบกลับแบบไม่ระบุตัวตน ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้บันทึกชื่อของผู้ตอบแบบสอบถามเมื่อมีการกรอกแบบฟอร์มหรือไม่ ผู้ตอบแบบสอบถามสำหรับแบบฟอร์มที่เปิดให้ ทุกคนบนเว็บที่มีลิงก์ จะไม่ระบุตัวตนโดยอัตโนมัติ

   • ในแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นตั้งแต่ต้น ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกไว้ในพร็อพเพอร์ตี้ ผู้ตอบแบบสอบถาม ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลของคุณ

   • ในแบบฟอร์มที่สร้างจากฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างพร็อพเพอร์ตี้ สร้างโดย ในฐานข้อมูลเพื่อบันทึกข้อมูลนี้ได้

6. คัดลอกลิงก์ไปยังแบบฟอร์มที่ด้านบนของเมนู แล้วคุณก็พร้อมที่จะแชร์

คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มโดยใช้เดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์มือถือของคุณได้ตราบใดที่คุณมีลิงก์แบบฟอร์มและสิทธิ์ที่จำเป็นในการดำเนินการดังกล่าว โปรดทราบว่าแบบฟอร์มบางอย่างสามารถกรอกได้เฉพาะเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้พื้นที่ทำงาน Notion ที่สร้างแบบฟอร์มนั้นไว้เท่านั้น

หากต้องการรับสำเนาการตอบกลับแบบฟอร์มของคุณ คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Notion ของคุณหรือสร้างบัญชีใหม่ คุณจะสามารถแก้ไขการตอบกลับแบบฟอร์มของคุณได้ก็ต่อเมื่อคุณมีสิทธิ์ แก้ไขเนื้อหาได้ ในฐานข้อมูล หรือสิทธิ์ แก้ไขได้ ในหน้าฐานข้อมูลที่จัดเก็บการตอบกลับของคุณไว้เท่านั้น

โดยค่าเริ่มต้น การตอบกลับแบบฟอร์มจะถูกจัดเก็บไว้ใน มุมมองตาราง ของฐานข้อมูลของคุณที่ชื่อว่า การตอบกลับ คุณจะเห็นคำถามในแบบฟอร์มของคุณเป็นพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูล

คุณสามารถ สร้างอัตโนมัติในแบบฟอร์มของคุณ เพื่อให้สามารถดำเนินการเฉพาะอย่างได้เมื่อคุณได้รับการตอบกลับใหม่หรือเมื่อมีการตอบคำถามในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง คุณสามารถส่งการอัปเดตสถานะไปยังผู้ตอบแบบสอบถาม ส่งการแจ้งเตือนใน Slack ให้พวกเขา และอื่นๆ อีกมากมาย

วิธีตั้งค่า:

1. เปิดเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มของคุณ

2. เลือก ••• ที่ด้านบน → อัตโนมัติ

3. เพิ่มทริกเกอร์อย่างน้อยหนึ่งรายการสำหรับอัตโนมัติ

4. เพิ่มการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งรายการสำหรับอัตโนมัติ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอัตโนมัติ ที่นี่ →

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานในแพ็คเกจ Enterprise คุณสามารถป้องกันไม่ให้สมาชิกในพื้นที่ทำงานทำให้แบบฟอร์มพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนบนเว็บที่มีลิงก์ได้ โดยเจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถทำได้ดังนี้:

1. ไปที่การตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ในแท็บความปลอดภัย เปิดปุ่มปิดใช้งานการเผยแพร่ไซต์ แบบฟอร์ม และลิงค์สาธารณะ

แบบฟอร์มใดก็ตามที่ออนไลน์อยู่บนเว็บจะถูกนำออกเมื่อคุณเปิดการตั้งค่านี้ โปรดทราบว่าการเปิดการตั้งค่านี้จะป้องกันไม่ให้สมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณเผยแพร่ Notion Sites ด้วยเช่นกัน