Mukautettujen palvelijoiden jakaminen ja käyttöoikeudet

Mukautetut palvelijat automatisoivat työtä Notion-työtilassasi ja yhdistetyissä työkaluissa. Käyttöoikeuksien toiminnan ymmärtäminen auttaa sinua jakamaan palvelijoita turvallisesti ja pitämään tietosi suojattuina.

Keskeinen ero Notion-palvelijaan:

• Notion AI toimii puolestasi ja kunnioittaa henkilökohtaisia käyttöoikeuksiasi. Se näkee vain sen, mitä sinä voit nähdä.

• Mukautetut palvelijat toimivat erikoistuneina tiimin jäseninä, joilla on omat käyttöoikeudet. Niillä on pääsy tiettyihin resursseihin, jotka annat niille käyttöön.

Mukautetuilla palvelijoilla on kahdenlaisia käyttöoikeuksia, jotka toimivat yhdessä:

1. Mihin palvelija voi päästä käsiksi: Tietyt Notion-sivut, tietokannat ja yhdistetyt sovellukset, joiden käyttöön annat palvelijalle luvan.

2. Kuka voi käyttää palvelijaa: Henkilöt, joiden kanssa jaat palvelijan, ja mitä he voivat sillä tehdä.

Esimerkki:

Talousosastosi luo BudgetBot-nimisen mukautetun palvelijan auttamaan kulutusta ja budjettihyväksyntöjä koskevissa kysymyksissä.

• Talousosasto antaa BudgetBotille pääsyn yksityisille sivuille, kuten budjettimalleihin, hyväksyntätyönkulkuihin ja osastokohtaisiin kulutusohjeisiin.

• Talousosasto antaa osastojen johtajille Tarkastelu sallittu ja olla vuorovaikutuksessa -oikeudet BudgetBotiin.

• Osastojen johtajat, joilla on pääsy BudgetBotiin, voivat nyt kysyä siltä kysymyksiä ja saada vastauksia talousosaston sisäisten asiakirjojen perusteella, vaikka johtajilla ei olisi suoraa pääsyä kyseisille sivuille.

Tämä antaa osastojen johtajille mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä nopeammin. He voivat kysyä BudgetBotilta mitä tahansa budjettitietoja, nopeista yhteenvedoista koko asiakirjan sisältöön, ilman että he tarvitsevat suoraa pääsyä jokaiseen talousosaston sivuun.

Kun luot mukautetun palvelijan, valitset nimenomaisesti, mihin se voi päästä käsiksi Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksissa. Mukautetut palvelijat voivat käyttää seuraavia:

• Notion-sivut ja tietokannat - Valitse tietyt sivut tai tietokannat.

• Yhdistetyt sovellukset - Valitse Slack-kanavat, MCP, kalenteri, Mail.

• Käyttöoikeustasot - Tarkastelu sallittu, Kommentointi sallittu, Muokkaus sallittu.

Oletusarvoisesti uusilla palvelijoilla ei ole käyttöoikeutta työtilan kaikkiin sivuihin. Tekijöiden on otettava tämä nimenomaisesti käyttöön ja hyväksyttävä varoitusikkuna. Enterprise-työtilan ylläpitäjät voivat hallita sitä, kuka voi luoda mukautetun palvelijan, nähdä kaikki työtilan palvelijat sekä poistaa käytöstä käynnistimiä tai ohittaa minkä tahansa palvelijan käyttöoikeudet.

Palvelija voi vain käyttää resursseja, joihin olet nimenomaisesti antanut sille käyttöoikeuden. Se ei voi käyttää mitään muuta työtilassasi. Käyttöoikeuksia ei peritä keneltäkään (oli kyseessä sitten palvelijan tekijä tai käyttäjä).

Tämä sisältää myös tietokannan rivien käyttöoikeudet. Mukautettu palvelija vastaa käyttämällä palvelijan omaa käyttöoikeutta, ei sen henkilön käyttöoikeuksia, joka käynnisti sen. Joten jos palvelija näkee enemmän rivejä kuin loppukäyttäjä, palvelija saattaa paljastaa tietoja, joihin loppukäyttäjällä ei ole suoraa käyttöoikeutta.

• Jotta voit myöntää Tarkastelu sallittu -oikeudet Notion-resurssiin, sinulla on oltava vähintään kyseisen resurssin tarkastelu-oikeudet.

• Jotta voit myöntää minkä tahansa korkeamman käyttöoikeustason kuin pelkkä tarkastelu-oikeus, sinulla on oltava Täydet käyttöoikeudet kyseisen resurssin jakamiseen.

Jaa mukautettu palvelijasi tiimillesi aivan kuten Notion-sivua klikkaamalla sivun yläreunassa olevaa Jaa -painiketta. Mukautettu palvelija tarjoaa kolme käyttöoikeustasoa, jotka määrittävät, kuka voi käyttää ja muokata sitä.

• Käytä palvelijaa kysymysten esittämiseen tai tehtävien suorittamiseen.

• Näe palvelijan vastaukset ja tulokset.

• Tarkastele palvelijan asetuksia ja ohjeita vain lukutilassa.

• Kaikki kohdassa Voi tarkastella ja olla vuorovaikutuksessa.

• Tarkastele ja muokkaa palvelijan ohjeita.

• Tarkastele kaikkia keskusteluja, joita käyttäjillä on ollut mukautetun palvelijan kanssa.

• Lisää tai poista Notion-sivuja ja -tietokantoja.

• Mahdollisuus muokata asetuksia ja ohjeita, lukuun ottamatta muiden sallimia kolmannen osapuolen yhteyksiä.

• Kaikki kohdassa Voi muokata.

• Jaa palvelija muiden kanssa.

• Poista palvelija.

Voit kopioida mukautetun palvelijan luodaksesi yksityisen kopion, jota voit mukauttaa omaan työnkulkuusi. Kopio on oletusarvoisesti yksityinen. Vain sinulla on käyttöoikeus siihen, kunnes jaat sen.

Kun kopioit mukautetun palvelijan, Notion tarkistaa omat käyttöoikeutesi – ei alkuperäisen palvelijan – päättääkseen, mitä kopio sisältää:

• Resurssit (sivut, tietokannat): Vain ne resurssit, joihin sinulla on käyttöoikeus, säilytetään. Resurssit, joihin sinulla ei ole käyttöoikeutta, poistetaan kopiosta.

• Käynnistimet: Käynnistimet, jotka perustuvat resursseihin, joihin sinulla ei ole käyttöoikeutta (esimerkiksi yksityinen Slack-kanava), poistetaan.

• Työkalut, kuten Slack: Ei siirry automaattisesti. Sinun on todennettava kolmannen osapuolen yhteydet uudelleen kopiossa.

• Ohjeet: Kloonataan uutena sivuna. Viittaukset sivuihin, joihin sinulla ei ole käyttöoikeutta, näkyvät pääsyn estävinä merkintöinä, eikä niitä lisätä kopion työkaluihin ja käyttöoikeuksiin.

Integraatioiden osalta Notion varmistaa, että jokaisella palvelijaa määrittävällä käyttäjällä on käyttöoikeus muokkaamaansa resurssiin. Jos esimerkiksi määrität Slack-kanavan, johon vain sinulla on käyttöoikeus, muut muokkaajat eivät voi muokata tai tarkastella kyseistä resurssia – he voivat vain poistaa sen tai määrittää uuden.

• Tarkastella palvelijoiden tuottamaa tulosta Notion-sivuilla tai tietokannoissa, jotka on jaettu heidän kanssaan.

• Muokkaa sivuja tai tietokantoja, mikä voi käynnistää jo määritettyjen mukautettujen palvelijoiden automaattisen toiminnan.

• Luoda mukautetut palvelijat.

• Muokkaa palvelijan asetuksia (ellei sinulle ole nimenomaisesti annettu muokkausoikeus).

  Muokkaus sallittu käyttöoikeus).

• Kysy kysymyksiä ja saat vastauksia sen perusteella, mihin palvelijalla on käyttöoikeus.

Työtilan ylläpitäjät voivat hallinnoida mukautettuja palvelijoita koko organisaatiossa käyttämällä seuraavia työkaluja ja ohjausominaisuuksia.

• Etsi ja tarkastele kaikkia työtilasi mukautettuja palvelijoita.

• Katso, kuka kunkin palvelijan loi ja milloin se oli viimeksi aktiivinen.

• Poista käytöstä ja ota uudelleen käyttöön palvelijan muokkaus, keskustelu ja käynnistimet automatisoitujen suoritusten pysäyttämiseksi.

• Vain Enterprise: Muuta käyttöoikeuksia ja poista mikä tahansa palvelija, vaikka sinulla ei olisi siihen käyttöoikeutta.

Pääset Palvelijahakemistoon siirtymällä kohtaan Asetukset, valitsemalla Notion AI sivuvalikosta ja avaamalla Palvelijat-välilehden. Selaa tai etsi palvelijoita työtilasi.

Rajoita, kuka voi luoda mukautetut palvelijat:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Notion AI.

2. Avaa Palvelijat-välilehti ja siirry kohtaan Hallinnoi, kuka voi luoda palvelijoita.

3. Valitse, kuka voi luoda palvelijoita: Kaikki työtilan jäsenet (oletus), Vain työtilan Omistaja(t) tai Vain työtilan Omistaja(t) + lisätyt ryhmät.

• Katso, mitä sivuja ja tietokantoja kukin mukautettu palvelija voi käyttää.

• Hallinnoi palvelijan käyttöoikeuksia tietyissä resursseissa.

• Poista palvelijoiden pääsy arkaluonteiseen sisältöön.

Pääset sisältöhakuun siirtymällä kohtaan Asetukset > Sisältöhaku ja käyttämällä 'Jaettu' -suodatinta mukautetun palvelijan valitsemiseksi.

• Kaikkien mukautettujen palvelijoiden toimintojen täydellinen historia.

• Suodata agentin, käyttäjän, päivämäärän tai toimintatyypin mukaan.

Pääset lokitietoihin siirtymällä kohtaan Asetukset > Lokitiedot ja suodattamalla mukautettujen palvelijoiden tapahtumat valitsemalla palvelijan Käyttäjät/palvelijat-pudotusvalikosta.

• Tunnista eniten käytetyt ja käyttämättömät palvelijat.

• Seuraa käyttöönottoa ja arvoa.

Pääset AI-analytiikkaan siirtymällä kohtaan Asetukset > Analytiikka ja avaamalla AI-välilehden.

Omistajuuden siirtäminen varmistaa, että liiketoiminnan kannalta kriittiset palvelijat jatkavat toimintaansa, kun käyttäjät poistuvat työtilasta. Jos omistajaa ei ole 7 päivään, palvelija lakkaa toimimasta.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Jäsenet ja avaa Äskettäin poistuneet -välilehti.

2. Äskettäin poistuneiden käyttäjien palvelijat näkyvät “yksityisinä palvelijoina” sisällön uudelleenmääritysprosessissa.

3. Valitse uusi omistaja ja vahvista siirto.

Omistajuuden siirtoa tuetaan myös julkisen ohjelmointirajapinnan (Public API) kautta.