Tuo Asanasta

Asanasta tuominen mahdollistaa organisaatiosi tiimien, projektien ja tehtävien siirtämisen Asanasta Notioniin. Kaikki Asanan jäsenet, riippumatta käytössä olevasta Sopimus(tyyppi)sta, voivat hyödyntää Asana-tuontityökalua.

• Asana-projektit → Notion Projects

• Asana-tehtävät → Notion tasks

• Asana-tiimit → Notion-tiimitilat

• Asana-organisaatiot tai työtilat → Notion työtilat

• Projects- ja Tasks-tietokantasi on linkitetty toisiinsa Projects & Tasks template mukaisesti.

• Tuo enintään ~6 000 tehtävää ja ~200 projektia. Suuremmat tuonnit saattavat epäonnistua.

  • Vinkki: Jaa suuret siirrot useisiin eriin.

• Liitetiedostojen nopeusrajoitus: Jokainen työtila voi tuoda noin 100–120 liitetiedostoa päivässä.

  • Vinkki: Jaa liitetiedostoja sisältävät tuonnit useammalle päivälle.

• Kun tuonti alkaa, voit sulkea selaimen turvallisesti. Lähetämme sinulle sähköpostia, kun tuonti on valmis.

• Seuraa tuonnin edistymistä kohdassa Asetukset → Tuonti. Siellä näet tuontisi tilan ja valmistuneet tuonnit.

Ennen kuin aloitat

• Sinun täytyy olla osa tiimiä Asanassa, vaikka olisitkin sen ainoa jäsen.

• Voit tuoda Asana-työtilan vain yhteen Notioniin kerrallaan.

• Jokainen Asana-tiimi tuodaan yhteen Notion-tiimitilaan.

• Useat yhteen tiimitilaan tuodut projektit menevät samoihin Projects- ja Tasks-tietokantoihin. Jos haluat tuoda ne erillisiin tietokantoihin, tee tuonti erissä.

Tuo Notioniin

1. Siirry sivupalkin kohtaan Asetukset → Tuonti → Kolmannen osapuolen tuonnit → Asana. Vaihtoehtoisesti voit käyttää sivulla komentoa /asana ja valita vaihtoehdon kohdasta Tuonti.

2. Kirjaudu Asanaan ja myönnä pyydetyt käyttöoikeudet.

3. Valitse kohdasta Valitse Asana-työtila se Asana-työtila, jonka haluat tuoda.

4. Valitse projektit, jotka haluat tuoda.

5. Valitse, minne projektit tuodaan. Voit lähettää ne tiimitilaan, jolloin Notion luo uuden Projektit- ja Tehtävät-tietokannan, tai valita olemassa olevan projektitietokannan. Vain Projektit-tyyppiset tietokannat, joissa on linkitetty ja muokattavissa oleva Tehtävät-tietokanta, näkyvät luettelossa.

6. Valitse työtilan nimen vieressä oleva valintaruutu, jos haluat jättää valmiit projektit pois tai valita kaikki projektit tarpeen mukaan.

7. Valitse Seuraava.

8. Valitse Valitse kaikki ominaisuudet (oletus) tai Mukauta ominaisuuksia. Huomaa, että jotkin oletusominaisuudet on tuotava.

9. Valitse, pitäisikö Notionin Tila-ominaisuus yhdistää Asanan Osio tai Valmis-ominaisuuteen.

10. Valitse Tuo.

Jos tuot tiimitilaan, Asana-projektisi ja -tehtäväsi tuodaan Notionin Projektit- ja Tehtävät-tietokantoihin, joissa on valmiina useita näkymiä. Jos valitsit kohteeksi olemassa olevan projektitietokannan, projektisi lisätään kyseiseen tietokantaan ja niiden tehtävät lisätään sen linkitettyyn Tehtävät-tietokantaan käyttäen tuonnin aikana määrittämääsi ominaisuuksien yhdistämistä.

Projektitietokannan näkymät

• Aktiiviset (taulukkonäkymä): Näyttää projektit, joiden tila on tekemistä odottava tai käynnissä.

• Aikajananäkymä: Näyttää projektin nimen, tilan, omistajan ja valmistumisasteen.

• Taulunäkymä: Ryhmittelee projektit tilan mukaan (Suunnittelu, Backlog, Käynnissä), lajiteltuna prioriteetin mukaan laskevassa järjestyksessä.

• Kaikki (taulukkonäkymä): Näyttää kaikki tuodut projektit.

Tehtävät-tietokannan näkymät

• Projektin mukaan (taulukkonäkymä): Kaikki tehtävät ryhmiteltynä projektin mukaan.

• Taulunäkymä: Tehtävät ryhmiteltynä tilan mukaan, lajiteltuna prioriteetin mukaan laskevassa järjestyksessä.

• Kaikki tehtävät (taulukkonäkymä): Kaikki tuodut tehtävät.

• Omat (taulukkonäkymä): Sinulle määritetyt tehtävät.

• Kalenterinäkymä: Tehtävät päivämäärän mukaan, sisältäen vastuuhenkilön ja tilan.

Kun tuonti on valmis, saat tuontilokin sivupalkkisi Yksityinen -osioon. Se sisältää yhteenvedon ja Notionin tiimitilan, johon sisältösi tuotiin.

• Asana OAuth saattaa vaatia ylläpitäjän hyväksynnän organisaatiosi asetuksista tai käytössä olevasta Sopimus(tyyppi)sta riippuen. Tuonnin laajuus rajoittuu siihen, mihin todennetulla käyttäjällä on käyttöoikeus.

  • Vinkki: Pyydä Asanan ylläpitäjää hyväksymään Notion OAuth -sovellus etukäteen.

• Mukautetut kentät eivät välttämättä vastaa 1:1 Notion-ominaisuuksia. Jotkin kentät on ehkä lisättävä manuaalisesti tuonnin jälkeen. Jos käytössäsi on paljon automaatioita, harkitse Zapierin tai Maken kaltaista työkalua.

• Tuonti on kertaluonteinen tapahtuma; tulevat muutokset Asanassa eivät päivity automaattisesti Notionissa.

• Projektien on kuuluttava tiimiin Asanassa, jotta ne näkyvät tuontityökalussa.

  • Vinkki: Varmista, että kaikki projektit on määritetty tiimeille ennen aloittamista.

• Projektit eivät näy Notionissa

  • Miksi näin tapahtuu: Projekteja ei ole linkitetty tiimiin Asanassa. Notionin tuontityökalu tuo vain ne projektit, jotka kuuluvat tiimiin.

  • Korjaus: Määritä jokainen puuttuva projekti tiimille Asanassa ennen tuonnin suorittamista.

• Tehtävien määrät eivät täsmää Notionin ja Asanan välillä

  • Miksi näin tapahtuu: Asanassa alitehtävät voidaan linkittää suoraan projekteihin ja laskea mukaan projektien kokonaismääriin. Notionissa alitehtävät sijaitsevat vain päätehtäviensä alla, eikä niitä ole linkitetty suoraan projekteihin.

  • Korjaus: Tarkista, onko alitehtävät linkitetty suoraan projekteihin Asanassa. Odota määrien eroavaisuuksia, ellei näitä alitehtäviä tuoda manuaalisesti Notionissa.

• En löydä joitakin tauluja samasta Asana-projektista tuonnin jälkeen

  • Miksi näin tapahtuu: Tuontityökalu tuo vain valitut projektit; taulut saattavat olla eri Asana-työtilassa tai -tiimissä; arkistoidut tai valmistuneet projektit on saatettu jättää pois; tai suoritus valmistui osittaisilla tuloksilla.

  • Korjaus: Suorita tuonti uudelleen ja valitse kyseiset projektit. Varmista, että ne ovat samassa Asana-työtilassa ja -tiimissä, poista tarvittaessa valinta kohdasta "Exclude completed projects" (Jätä valmistuneet projektit pois), tarkista haluttu tiimitila ja tarkista suorituksen jälkeen luotu tuontiloki.

Kun tuonti on valmis, saat tuontilokin sivupalkkisi Private-osioon. Tästä lokista löydät yhteenvedon tuonnistasi, mukaan lukien Notionin tiimitila, johon Asana-projektisi ja -tehtäväsi tuotiin.